Vous avez déjà analysé le bureau de vos collèges ? Allez y, jetez un œil ! Normalement, vous devriez y trouver : des feuilles volantes, un carnet ou des post-its. En soi, que des choses écrites à la main...
Vous l'avez compris avec le titre, aujourd'hui, on parle prise de notes et optimisation de la remontée d'informations.
C'est sans aucun doute le processus le plus compliqué à optimiser tant la méthode de prise de notes est unique pour chaque commercial. Et pourtant, dans le business, il est plus que cruciale d'optimiser et harmoniser ses prises de notes pour se délaisser d'une charge mentale bien trop importante et partager aux plus grands nombres l'information client.
C'est d'ailleurs le plus grand combat des managers commerciaux : accompagner les équipes pour qu'elles soient parfaitement formées à prendre des notes efficacement pendant les réunions et simplifier la manière d'enregistrer les infos dans le CRM.
Maintenant que l'on est d'accord sur le sujet, comment on fait pour optimiser et harmoniser ses prises de notes ?
La prise de notes en live. Noter les informations sans suivre de structure particulière, c’est déjà un début. Si vous n'êtes pas un expert en la matière, pas de stress, cela s’apprend et comme dans le sport, la performance ne vient pas sans entraînement.
Dans cet article, je vous partage quelques astuces pour faire de votre prise de notes, un atout pour vendre plus et mieux. Mais, commençons peut-être par la base.
Pourquoi prendre des notes est indispensable pour un commercial ?!
Victimes de l’oubli
Vous pouvez être le roi de l'écoute active, mais sans une prise de notes efficace, vous risquez de perdre des opportunités en or. Savez-vous que 20 minutes après votre conversation, vous avez déjà oublié 40% de ce qui a été dit ? Et plus le temps passe, plus vous perdez de la mémoire. Après 9 heures, c'est plus de 60% des informations clés qui s'envolent en fumée. Alors comment faire pour ne pas les oublier ? C'est simple, une prise de notes en béton !
Et ce n'est pas tout, prendre des notes, c'est aussi faire bonne impression devant vos clients. Si vous oubliez, ils oublient aussi. Mais si c'est vous qui prenez les notes, vous êtes le pro qui peut les aider à se rappeler des détails importants. Et dans la relation client, cela a une valeur inestimable sur le long terme.
Des opportunités perdues faute de prise de notes optimale
L’absence (ou la mauvaise) de prise de notes pendant un appel, ce sont des informations perdues. Et donc des opportunités perdues. Alors pour maximiser vos chances de signer de nouveaux contrats, prenez des notes lisibles, pertinentes et structurées ! Ça vous évitera de perdre des deals.
Et pour vous convaincre de l'importance d'une prise de notes optimale, imaginez ce scénario : vous voulez signer un contrat avec un nouveau client, mais vous oubliez qu'il a mentionné son emploi du temps débordé et sa difficulté à répondre en journée. Vous appelez plusieurs fois sans succès, tandis qu'un concurrent, qui a pris des notes, envoie un email parfaitement ciblé et obtient la réponse du client.
À quel commercial le client répondra-t-il ? Ne soyez pas ce commercial qui perd des deals à cause d'une mauvaise prise de notes.
Enfin, gardez à l'esprit que des notes bien structurées peuvent aider l'ensemble de l'entreprise, en facilitant la collaboration, stimulant la productivité et augmentant le chiffre d'affaires. Prenez des notes lisibles, pertinentes et partagez-les !
Des notes efficaces pour aider l’ensemble de l’entreprise
Au-delà des commerciaux au contact direct avec les clients, les prises de notes peuvent aussi aider tout le reste de l'entreprise. Par exemple, le marketing pourrait envoyer des campagnes encore plus ciblées, le directeur commercial aura une meilleure visibilité sur la pipeline de chaque commercial, les autres membres de l’équipe commerciale peuvent utiliser les informations transcrites pour trouver de nouveaux arguments, ...
In fine, la prise de notes améliore la collaboration, stimule la productivité et peut même augmenter le chiffre d'affaires grâce aux performances et ventes réalisées. Alors, prenez des notes et partagez-les !
Comment optimiser sa prise de notes en 4 étapes
Pour personnaliser vos ventes et maximiser vos chances de réussite, découvrez notre méthodologie de prise de notes en 4 étapes.
1. Utiliser une méthode de prise de notes cohérente
Il est important d'utiliser une méthode cohérente pour prendre des notes afin de les rendre plus faciles à comprendre et à utiliser ultérieurement.
Essayez d'utiliser une structure claire et cohérente pour vos notes, en utilisant des puces et des sous-titres pour diviser les informations importantes.
Notre méthode : créer des templates de prise de notes.
Un rendez-vous client, ça se prépare. Trouver les bons arguments, passer en revue les besoins, et bien sûr identifier toutes les informations que vous souhaitez récupérer à l’issue de la réunion.
L'avantage sur ce type de réunion, que ce soit un appel de découverte ou de démo, c'est que le format est le même à chaque fois. Alors, n’hésitez pas à créer un template avec tous les points à aborder. Cela va vous permet simultanément de structurer vos réunions, mais également de simplifier la collecte d’informations.
Lors de votre conversation téléphonique, il ne vous restera plus qu’à remplir ces différentes sections au fur et à mesure.
La capture que vous voyez, c'est notre application de prises de notes pour les commerciaux. L'application vous permet de créer des templates pré-définie que vous n'avez plus qu'à sélectionner lorsque vous lancez l’appel. Ça vous fait gagner du temps, ça structure votre prise de notes, et en prime, l'ensemble des notes sont synchronisées instantanément avec votre CRM !
Éviter les phrases complètes et n’écrivez que l’essentiel
Si chacun a sa propre technique de prise de notes, la retranscription intégrale de la conversation est vraiment une mauvaise pratique à bannir. Alors, oubliez cette méthode et allez à l’essentiel !
Vos notes doivent, en effet, vous aider à savoir quoi dire, comment et quand. Pour cela, vous devez uniquement noter ce qui est important, actionnable et perspicace. Par exemple, les disponibilités du client pour un prochain rendez-vous, sa réticence au prix proposé, sa mauvaise expérience avec un concurrent, les actions à mettre en place, etc.
Pour ces informations essentielles, vous n’avez pas besoin de faire des phrases complètes. Utilisez des abréviations, des mots clés qui ont du sens pour vous, et zappez les mots vides (comme le, la, du, un, …). Et pour les actions à mettre en place, privilégiez les verbes.
Un conseil : avant de conclure l’appel, relisez mentalement vos notes et identifiez les données. N’hésitez pas à faire un résumé à votre client et/ou lui demander de répéter les informations essentielles. Ainsi, vous serez certain de les avoir retranscrites efficacement.
Complétez et enrichissez vos notes après chaque interaction avec le client
Il est important de prendre des notes dès que possible après chaque interaction avec le client. Cela vous aidera à vous rappeler les détails importants de la conversation et à rester à jour sur les progrès de chaque client dans le cycle de vente.
Autre conseil, n’hésitez pas à faire une analyse rapide après chaque appel ou réunion. L’idée est alors de préciser votre ressenti face à ce rendez-vous. Vous pouvez par exemple vous poser les questions ci-dessous :
- Était-ce un succès ?
- Le prospect est-il réellement intéressé ?
- Y a-t-il des objections auxquelles vous n’avez pas réussi à répondre ?
- Que devez-vous améliorer pour le prochain appel ?
Quoi qu'il en soit, il est important de réviser et d'actualiser vos notes régulièrement pour vous assurer que vous disposez des informations les plus récentes et les plus précises sur chaque client. Essayez de réviser vos notes au moins une fois par semaine pour vous assurer que vous êtes à jour sur les activités de chaque client.
Utiliser une application de prise de notes
Il existe de nombreuses applications de prise de notes disponibles qui peuvent vous aider à organiser vos notes et à les rendre plus faciles à trouver et à utiliser. Essayez d'utiliser une application de prise de notes qui s'adapte à votre usage.
L'objectif : vous aider à prendre de meilleures notes, vous faire gagner du temps, vous permettre de les organiser et les rendre facilement accessibles.
C’est notamment dans cet objectif que l'on a développé Livenotes. À travers cette application, vous pouvez prendre des notes en temps réel simplement, partager les informations avec vos collaborateurs, synchroniser vos retranscriptions dans le CRM ou encore utiliser des templates. En vous faisant gagner du temps et en enrichissant vos outils métier, Livenotes vous permet de vous focaliser sur l’essentiel et de convertir davantage.
Actualisez votre CRM dès la fin de votre réunion
Vous êtes adepte du papier libre ? On a en a parlé au début... mais pourquoi pas ?! Par contre, c’est sans doute la méthode la moins efficace en termes de productivité. D’une part, parce que vous risquez de perdre les post-its. D’autant plus que vous allez enchaîner les calls les uns à la suite des autres. Alors comment savoir quelle information appartient à quel client ? D’autre part, parce que l’écriture manuscrite est bien plus lente que la prise de note sur ordinateur.
Vous l’aurez compris, retranscrire vos conversations commerciales à la main, c’est à la fois une perte de temps, et une perte d’informations. Autant de raisons pour passer par une prise de notes optimisée avec des outils digitaux.
Et pour gagner en productivité et en performance, vous devrez retranscrire vos notes sur un support durable. Cela permettra ainsi de rendre la conversation avec votre client accessible à tous. Et si vous avez des actions à entreprendre, vous pouvez programmer des rappels via le CRM.
Mais ouvrir le CRM, sélectionner le bon client et organiser ses notes prend du temps. Sans compter que l’espace dédié aux commentaires n’est pas toujours ergonomique.
C'est pour toutes ses raisons que l'on a créé Livenotes, notre application de prise de notes augmentée. Vous pouvez prendre des notes directement dans des templates dédié à chaque situation. Une fois la réunion terminée, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur “envoyer dans le CRM”, et voilà ! Grâce à Livenotes, vous gagnez un temps précieux et votre CRM est enrichi.
Voilà, vous n'avez plus d'excuses pour ne pas prendre des notes parfaites et connaitre sur le bout des doigts vos clients et prospects.
Best.
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